Cultura Gestão

Por quê o workflow é importante na gestão de uma empresa?

Workflow para os chegados no inglês ou fluxo de trabalho para aqueles que preferem manter a língua portuguesa. Porém aqui na Aztec o inglês faz parte da nossa rotina de aprendizados, ficamos mais a vontade com o termo workflow.

Por aqui, a necessidade de criar um workflow surgiu no momento que vimos muitos processos ocorrendo ao mesmo tempo, sem filtro. Falhas em etapa mal definidas e, principalmente, erros em entregas para clientes. A partir disso, começamos um trabalho de mapeamento identificando nossas forças e nossas fraquezas. Acrescentamos então processos ideais para entregas de qualidade, tanto em código quando na expectativa do cliente. Em resumo, o maior foco era criarmos um fluxo organizado e que garantisse uma maior qualidade.

Você pode não ter se dado conta, mas alguma vez na vida já deve ter feito algum tipo workflow, seja ele, para estudos ou para implementar um projeto novo. A sempre alguns pontos a serem levados em consideração na hora de criar estes fluxos:

  • Qual problema vai ajudar a solucionar
  • Ferramentas que devem fazer parte do processo
  • Quais setores/pessoas se destinará

Todos os itens acima citados foram levados em consideração, na hora de criarmos o nosso. Porque ao pensar no problema que irá solucionar focamos em melhores soluções. Ao incluir as ferramentas já utilizadas pela empresa, o cenário se torna real e aplicável. E ao considerar quais setores/pessoas irão utilizar, você trabalha uma linguagem clara para todos, como os inclui nas etapas do fluxo.

É um processo que deve ter início – meio – fim, um ciclo claro e de fácil execução para todos envolvidos. Aqui na Aztec os setores mais afetados são o de desenvolvimento e design.

Ferramentas

Atualmente na Aztec utilizamos as seguintes ferramentas:

  • Clockify – para gestão do tempo e geração de relatórios
  • Trello – para gestão de tarefas administrativas
  • GitLab – para gestão de tarefas da equipe, principalmente dos desenvolvedores

Todas essas ferramentas são gratuitas e muito poderosas, sendo possível instalar extensões e plugins para aumentar a produtividade. Além disso, possuem planos pagos para caso seja necessário.

Dentre todas as nossa ferramentas a mais importante e norteadora é o GitLab. Através desta ferramenta que conduzimos boa parte do processo interno.

Para quem não conhece, o Gitlab é uma ferramenta livre, gratuita e open source. Seu principal objetivo era de versionamento de código, porém com o tempo foi evoluindo e se transformando em uma poderosa ferramenta que permite gerenciar quadros, tarefas, tempo, código e muito mais.

Etapas do workflow

Dentro do nosso workflow, como comentamos acima, respeitamos e seguimos o processo com a ferramenta GitLab. Com base nisso que definimos as etapas do nosso processo.

  • Especificação/Estimativa
  • Design
  • Desenvolvimento
  • Deploy em staging
  • Deploy em produção
  • Manual de usuário
  • Fechamento

Cada uma destas etapas possui um tempo pré-estimado ao aprovarmos com os nossos clientes. Com o passar dos anos, fomos identificando melhor o tempo que levamos para certos processos. Nada disso impede falhas ou estouro de orçamento. O workflow auxiliar mas não elimina 100% os erros.

Do Kanban a autogestão

Como um método muito útil para gerenciar tarefas e controlar melhor o fluxo de trabalho, o Kanban foi muito importante no processo de crescimento e evolução da Aztec. Tivemos a experiência tanto de um processo físico, com cartões autoadesivos na parede até virtual utilizando o Trello.

Kanban virtual

Entretanto, tivemos um trabalho com a nossa equipe onde conseguimos evoluir para uma autogestão. Atualmente, utilizamos uma planilha de gestão e reforçamos com nossas reuniões diárias os objetivos diários e semanais com a equipe.

planilha de gestão

Agora, nesta planilha conseguimos organizar melhor responsáveis, projetos e horas de envolvimento de horas (exemplo: P = 2horas e M = 4 horas). Todavia, destacamos que o workflow é vivo, portanto está sempre em evolução.

Por fim, queremos destacar que o processo de workflow é um processo que exige reflexão e definição de objetivos e propósito de uso. Identifique neste método uma forma para melhorar gargalos no seu processo e potencializar ainda mais os seus objetivos como empresa.

Um abraço, Iasmin e Mateus.

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